相談支援事業所の事務員の仕事とは？

こんにちは、事務員です＾＾

今回は、うちの相談室の相談員さん達が口を揃えて、「事務員さんは絶対に必要！」「事務員さんがいて本当に良かった」と言って下さるので、私がどんな仕事をして、どんな風に多忙を極める相談員さん達のサポートをしているのか、少しご紹介をしようと思います。

事務員を募集するか悩んでいらっしゃる関係者様や、まともに仕事が出来ないから…と働く事に二の足を踏んでいる育児中のママさん達に、私たち育児中ママでもこんな風に喜んでもらえる仕事があるよ！という事が少しでも伝わればな…と思います。

〇街の相談室ほろんの事務員の仕事とは

１．請求業務

スーパーウルトラ大事な業務です！毎月一回、相談員さんよりリストを貰って、間違いのないよう細心の注意を払いながら請求作業を行っています。一人では間違いに気付かない場合もあるため、最終的には複数の目でチェックをかけています。相談員さんの頑張りの成果でもあるので、最も慎重にサポートしている業務です。

２．モニタリング補助業務

相談員さんに助かる～と言われる業務です♪街の相談室ほろんでは、全利用者様をしっかりとサポートするため、利用者様の現状をより正確に、より細かく把握したいと考えています。そのことから、毎回モニタリングの前に、現状把握の為のアンケートメール(モニタリング票回答依頼メール)を各関係先の皆様にお送りするという業務があります。その担当を私がしています。メール送信後は、各関係先の皆様からご回答を頂けるので、その内容を各利用者様の資料に転記するという作業もしています。毎月沢山のメールを送るので大変な業務ではありますが、この業務が相談員さんの利用者さんに関する現状把握にとても役立ち、お困りごとの早期解決につながると思うと、とてもやりがいを感じる業務です。

(いつもお忙しい中、ご回答を頂けます関係各所の皆様、この場をお借りして御礼申し上げますと共に、今後ともどうぞよろしくお願いします！！)

３．受給者証管理業務

これも、大変重要な業務です。利用者様の大事なお手帳ですし、個人情報の為、厳格に管理しています。受給者証の新規登録や更新、変更のシステム管理、及び確実な郵送(直接相談員から手渡しの場合もあり)を心がけています。また、内容についてもごくごく稀に間違いがある場合もあるので、利用者様の不利益とならないよう相談員と共に確認しながら注意して管理しています。

4．郵便業務

比較的ライトな業務ですが、だからこそ間違いの無いよう注意している業務です。毎日多くの郵便物の受信、送信があります。受信物については開封後、各相談員さんに振り分けます。送信物については相談員さんの指示に従い、住所や郵便料金を確認し準備、そしてポストに投函しています。前もって準備が出来る事をやっておくことで業務の効率化も目指しています。

５．その他業務

その他細かい業務が沢山あります。メール、FAX確認、レシート管理、消耗品管理、事務所清掃、そして、これ買っておいて！等の非定型業務も合わせると、多い！細かいな！！となるのでご紹介はこの辺にしておきます（笑）

この様にやっている内容は簡単だったり細やかだったりするのですが、多忙で外を飛び回っている相談員さんたちが事務所の仕事を気にすることなく、利用者様の支援に全力投球できる環境作りの一端を担えてるのではないかな…と思う今日この頃です。

そして最後に、私のような育児中のママさん達に伝えたい事は、私たちでも十分に働ける環境を提供している職場があるという事です。育児に対する理解、共感、そして配慮(勤務時間変更や在宅ワークの容認など)があれば無理なく働けると、私が働いてみて実感しています。

沢山の人が、それぞれ輝ける生きやすい環境づくりが広がる事を願ってやみません。